แหล่งรวมความรู้ ข่าวสาร กิจกรรมเกี่ยวกับงานที่อัปเดตทุกวัน

23 พ.ค. 2566
2721

หางาน,สมัครงาน,งาน,PDPA บังคับใช้ 1 มิ.ย. นี้ HR พร้อมแล้วใช่ไหมคะ ?

1 มิ.ย. นี้ เริ่มบังคับใช้เต็มรูปแบบ กับกฎหมาย PDPA (Personal Data Protection Act (B.E.2562)) พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เพื่อรักษาสิทธิให้กับเจ้าของข้อมูล โดยข้อมูลส่วนตัวจะถูกนำไปใช้อย่างถูกต้องและปลอดภัย ตามความต้องการและความยินยอมของเจ้าของข้อมูลอย่างแท้จริง

แล้วงาน HR เกี่ยวข้องกับข้อมูลพนักงานและผู้สมัครงานโดยตรง...

จะต้องเตรียมพร้อมอะไรบ้าง ?

ถ้ายังทำงานตามแบบที่เคยทำ จะผิดกฎหมายจนถึงขั้นบริษัทต้องได้รับโทษเลยรึเปล่า ?

จริง ๆ งาน HR กับการเก็บรักษาข้อมูลส่วนตัวของผู้อื่น เป็นจรรยาบรรณของ HR อยู่แล้ว พูดง่าย ๆ คือ เรื่องนี้ไม่ใช่เรื่องใหม่ซะทีเดียว เพราะเป็นเรื่องที่ทำกันมาตลอด สิ่งที่ใหม่ก็คือ การมีกฎหมายเข้ามาบังคับให้เรื่องนี้ชัดเจนขึ้น ซึ่ง HR ก็ยิ่งต้องตระหนักและเข้มงวดให้มากขึ้น สำหรับการจัดเก็บเอกสาร การนำข้อมูลพนักงานไปใช้นั่นเอง

สิ่งสำคัญที่ HR ต้องมีคือ HR Privacy Policy หรือเอกสารที่แจ้งให้พนักงานและผู้สมัครงานทราบชัดเจน ว่าเก็บข้อมูลอะไรไปบ้าง ? นำไปใช้เพื่ออะไรบ้าง ? เพื่อให้พนักงานและผู้สมัครงานรับทราบและยินยอม

วิธีการทำเอกสารก็มีหลายแบบค่ะ เช่น

1 ระบุลงในสัญญาจ้าง ว่าบริษัทจะนำข้อมูลไปใช้ภายในเท่านั้น ไม่ได้นำไปใช้ประโยชน์ในเชิงธุรกิจใด ๆ ทั้งสิ้น

2 ทำเอกสารแล้วส่งไปแจ้งทางอีเมล

3 ปิดประกาศในสำนักงาน ในพื้นที่ที่พนักงานสามารถมองเห็นได้ชัดเจน

4 ระบุลงในใบสมัครงาน ว่าบริษัทยึดถือข้อมูลของผู้สมัครเป็นความลับ จึงมีระบบการจัดเก็บที่ปลอดภัย และจะไม่นำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ในทางที่ไม่สมควร

หมายเหตุ : ใบสมัครงานที่ไม่ใช้แล้ว ต้องนำไปทำลายให้ไม่สามารถอ่านหรือนำข้อมูลไปใช้ต่อได้ แต่ถ้านำไปทิ้ง โดยที่เอกสารยังอ่านได้ ก็ถือว่าไม่ถูกต้องนะคะ

5 การจ้างบริษัทอื่นที่รับทำ HR Privacy Policy

ทั้งนี้ การดำเนินการด้านนโยบายของบริษัทเกี่ยวกับการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลและการนำไปใช้งาน ไม่ใช่เรื่องที่ยากเกินไป เชื่อว่าฝ่าย HR น่าจะสามารถดำเนินการเองได้อยู่แล้วค่ะ

อย่างไรก็ตาม กฎหมาย PDPA สำคัญแต่ไม่น่ากลัว ถ้า HR ไม่นำข้อมูลของพนักงานหรือผู้สมัครไปใช้ประโยชน์ในด้านอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำงานภายในบริษัท และมีการแจ้งให้ทราบอย่างครบถ้วนชัดเจน ว่าต้องเก็บข้อมูลอะไรบ้าง ? และนำไปใช้เพื่ออะไร ?

และไม่ว่าเราจะเป็นใคร อยู่ในวิชาชีพไหน ก็ต้องตระหนักถึงการให้ข้อมูลส่วนตัวแก่ผู้อื่นเช่นกันนะคะ นั่นคือ ต้องทราบอย่างชัดเจนว่าบุคคลที่เราจะให้ข้อมูล หรือบริษัท รวมถึงแอปพลิเคชันต่าง ๆ นำข้อมูลของเราไปทำอะไร ต้องอ่านเอกสารที่เขาแจ้งมาให้ละเอียดครบถ้วน เพื่อประโยชน์และความปลอดภัยสูงสุดของตัวเราค่ะ